Sistema de Rendición
Electrónica de Cuentas

• Recibir, aprobar o rechazar las transferencias.
• Ingresar Proveedores.
• Crear y enviar la rendición electrónica de cuentas, solicitudes de cierre de proyectos al Ministro de Fe.
• Corregir las observaciones del Ministro de Fe, sobre la autenticidad de la documentación de respaldo de las transacciones de rendición, como del cierre de proyecto.
• Corregir las transacciones observadas en la rendición de cuentas, como en el cierre de proyecto que devuelva, tanto el encargado ejecutor como el otorgante.
• Generar los reportes asociados al proceso.

• Firmar con FEA los Informes de rendición de cuenta electrónico, Cierre del proyecto para ser enviados a la aprobación del Otorgante.
  Nota: Además puede realizar todas las funciones correspondientes al Analista Ejecutor.

• Revisar la autenticidad de la documentación de respaldo de las transacciones de la rendición, como del cierre de proyecto, aprobando o rechazando según corresponda el expediente electrónico.

• Asignar roles en el SISREC.
• Mantener la vigencia de los usuarios (altas, bajas, y cambios de roles dentro del SISREC).
• Coordinar y retroalimentar al equipo SISREC, sobre solicitud de capacitaciones para su equipo, como oportunidades de mejoras y/o incidencias de la operación.
• Cargar las cuentas corrientes bancarias de su entidad.

• Asignar roles en el SISREC.
• Mantener la vigencia de los usuarios (altas, bajas, y cambios de roles dentro del SISREC).
• Coordinar y retroalimentar al equipo SISREC sobre solicitud de capacitaciones para su equipo, como oportunidades de mejoras y/o incidencias de la operación.

• Crear y modificar Programas y Proyectos.
• Crear, enviar, corregir las transferencias enviadas al Ejecutor.
• Recibir, revisar, aprobar, observar y enviar al Encargado para su aprobación las rendiciones remitidas por el Ejecutor.
• Recibir, revisar, calcular, digitar el monto del “reintegro” y enviar al Encargado para su aprobación las solicitudes de cierre remitidas por el Ejecutor.
• Generar los reportes asociados al proceso.

• Firmar con FEA el informe de aprobación de rendición de cuenta.
• Efectuar la devolución de la rendición de cuentas al ejecutor, por aprobación parcial o devolución.
• Firmar con FEA el informe de aprobación de cierre consolidado.
• Cerrar Proyectos y Programas.
  Nota: Además puede realizar todas las funciones correspondientes al Analista Otorgante.

Mientras el uso del SISREC no sea obligatorio, se debe suscribir un convenio de colaboración. Por último, se puede comenzar a operar el SISREC, cuando se haya cumplido con las formalidades indicadas.

Cabe mencionar que para firmar las rendiciones de cuentas los servicios (Ejecutor y Otorgante), deben adquirir el respectivo token, con aquellas empresas acreditadas en el registro del Ministerio de Economía.

https://www.entidadacreditadora.gob.cl/entidades/

Para acceder a la plataforma los usuarios deben ingresar a www.rendicioncuentas.cl con clave única otorgada por el Servicio de Registro Civil e Identificación.

Debe ser desempeñado por un funcionario público del servicio y su función es administrar, crear y asignar los roles a los usuarios en el SISREC autorizados por el servicio.

El Administrador Ejecutor será el encargado de ingresar las cuentas corrientes al SISREC de su servicio, ya que al no contar con esta información no se podrán enviar las transferencias por parte del Otorgante.

Por último, este rol es compatible con los otros roles (analista y encargado).

Debe ser desempeñado por el Jefe del Departamento o División de Administración y Finanzas de su servicio, no obstante, el Jefe de Servicio puede encomendar dicha función a otro funcionario público mediante la dictación del respectivo acto administrativo.

Este cargo debe ser ejercido por un funcionario público de planta o contrata que este sujeto a responsabilidad administrativa.

Su función es aprobar total o parcialmente con firma electrónica avanzada los informes de rendiciones de cuentas presentados por los Ejecutores, devolver las rendiciones al Ejecutor cuando se encuentran todas las transacciones en estado "observadas" y es el responsable de cerrar los programas y proyectos cuando no existen situaciones por regularizar.

Debe ser desempeñado por él o los referentes técnicos y financieros de los proyectos de la entidad Otorgante de los recursos.

Este cargo debe ser ejercido por funcionarios públicos de planta o contrata que estén sujetos a responsabilidad administrativa, ya que su función es acreditar al Jefe de Departamento o División de Administración y Finanzas la idoneidad del gasto, que están rindiendo los Ejecutores en el SISREC.

Debe ser desempeñado por el Jefe de Departamento o División de Administración y Finanzas de su servicio, no obstante, el Jefe de Servicio puede encomendar dicha función a otro funcionario público mediante la dictación del respectivo acto administrativo.

Este cargo debe ser ejercido por un funcionario público de planta o contrata que este sujeto a responsabilidad administrativa.

Su función es enviar al Otorgante para su revisión, el informe de rendición de cuentas firmado con firma electrónica avanzada las rendiciones de cuentas.

Además, puede solicitar el cierre de un proyecto en particular.

Debe ser desempeñado por los referentes técnicos y financieros de los respectivos proyectos de la entidad Ejecutora de los recursos.

Este cargo debe ser ejercido por funcionarios públicos de planta o contrata que estén sujetos a responsabilidad administrativa, ya que son los responsables de acreditar al Jefe de Departamento o División de Administración y Finanzas la idoneidad del gasto que se rinde al respectivo Otorgante en el SISREC.

Debe ser desempeñado por aquellos funcionarios públicos a los cuales la ley les confiere la calidad de ministros de fe, o bien, que sean designados por la autoridad competente, mediante la dictación del respectivo acto administrativo. Este cargo debe ser ejercido por un funcionario público que este sujeto a responsabilidad administrativa.

Su función es autentificar que los documentos digitales contenidos en el expediente de rendición de cuentas que se suben al SISREC es copia fiel a los originales.

Por tal razón, su rol es incompatible con los de Analista Ejecutor, Encargado Ejecutor y Administrador, por ende no podrá tener otro rol asignado en el SISREC.

Sí, los roles que participan en el proceso de rendición de cuentas en el Otorgante y Ejecutor, deben ser desempeñados por un titular y contar con un subrogante en ausencia de éstos.

Los roles en el Ejecutor que deben contar con su respectivo subrogante son: Analista, Encargado y Ministro de Fe.

Los roles en el Otorgante que deben contar con su respectivo subrogante son: Analista y Encargado.

Se puede asignar el rol lectura entidad tanto para el Otorgante como al Ejecutor, accediendo a los respectivos menús de consultas previo asignación del rol por parte del Administrador de la entidad.

Cabe señalar, que a dicho rol de lectura se le puede asignar a los auditores internos y jefaturas intermedias de los servicios.

Las transferencias son los recursos que envía el Encargado Otorgante a su Ejecutor. El Ejecutor, puede aceptar o rechazar dicha transferencia, si la acepta debe asociarla a un comprobante de ingreso, cuya fecha de emisión debe ser igual o posterior a la transferencia.

Ahora bien, si el Ejecutor rechaza la transferencia, se la devuelve por flujo al Otorgante para que la edite o elimine, según corresponda.

El Ejecutor puede aceptar una transferencia en estado “enviada”, debiendo para ello adjuntar el comprobante de ingreso que acredita la recepción de los recursos.

Además, como regla de negocios el Ejecutor podrá aceptar la transferencia, siempre y cuando no exista una transferencia anterior en estado de "Rechazada".

Por ende, si existe una transferencia anterior en estado "Rechazada", el Otorgante puede eliminarla o corregirla, en este último caso debe enviarlas nuevamente al Ejecutor por flujo para su aceptación.

Cabe señalar, que tanto él envió de las transferencias al Ejecutor como la aceptación por parte de este, deben ser en orden secuencial.

El registro en el SISREC debe ser oportuno, lo que implica que la Entidad Otorgante debe registrar las transferencias con la fecha en que éstas fueron efectivamente realizadas y la Entidad Ejecutora debe aceptar la transferencia y colocar la fecha efectiva en que recibió los fondos.

El Otorgante puede modificar el monto asignado, las fechas de inicio y término del proyecto en el menú "Proyectos", en "Mis proyectos", presionar el ícono "Lápiz" para editar los campos "Monto total asignado", "Fecha inicio actividades" y "Fecha fin actividades".

Cabe señalar, que el monto a modificar no puede ser menor al monto total transferido y aceptado por el Ejecutor a la fecha de la modificación.

En el SISREC no se pueden realizar derivaciones o flujos entre un mismo rol. Los envíos de las rendiciones de cuentas sólo se pueden efectuar entre distintos roles. A modo de ejemplo:

1) Flujo Analista ejecutor a Ministro de fe

2) Flujo Ministro de fe a Encargado ejecutor

3) Flujo Analista otorgante a Encargado otorgante

El procedimiento de carga masiva se encuentra descrito en el documento "Manual Carga Masiva" contenido en el portal www.rendicioncuentas.cl, https://www.rendicioncuentas.cl/portal/sitiosisrec/docs/MANUAL-CARGA-MASIVA.pdf .

Asimismo, la planilla de carga masiva se encuentra publicada en el apartado "Documento y archivo de interés" en el menú "Ayuda", en la página www.rendicioncuentas.cl.

Es importante, tener presente que para la confección de la mencionada planilla no se deben considerar en el llenado de los campos los tildes o acentos ni la letra "ñ" y en forma previa a realizar la carga masiva deben estar registrados todos los proveedores en el SISREC.

Asimismo, respecto al campo "NUMERO_TRANSFERENCIA " se refiere al número de la cuota que le han transferido y a la cual usted está rindiendo dichos gastos, por lo tanto si todos los gastos fueron pagados con dineros de la primera transferencia, debe colocar en esa celda 1, ya que el sistema realiza la validación lógica de no permitir rendir gastos por montos superiores a las transferencias recibidas.

Además, el folio es un correlativo numérico único que relaciona el registro de la transacción con los archivos que sustentan el gasto. A modo de ejemplo: si tiene 20 transacciones para rendir, sus folios van del 1 al 20, y así las carpetas, del 1 al 20.

Ahora bien, para conformar los respaldos de cada una de las transacciones, se debe considerar la estructura de las carpetas definida en el punto III, del referido manual y los archivos de carga deben tener extensión ZIP no RAR. Cabe señalar, que si un comprobante de egreso respalda todas las transacciones, basta con que se suba en la primera carpeta CE.

Para realizar la carga de los archivos ZIP, debe dirigirse el usuario primero a la pestaña detalle de carga para subir el archivo y luego consolidar la carga masiva.

Se debe cambiar el formato del contenido de las siguientes columnas que deben ir montos deben ser sin separador de miles.

COEG_MONTO-MONTO_A_RENDIR-MONTO_DOCUMENTO

Cabe mencionar, que los zip actualmente tienen un límite de 100mb, pero es posible subir múltiples zip en una misma carga masiva. Ahora bien, si el archivo a subir es muy pesado se sube en un zip aparte y las transacciones en otro zip, siempre y cuando tenga la misma lógica de subida de carga masiva.

MES-AÑO->Carpeta N° Folio --> CE (Archivo Comprobante Egreso pesado)

Analista y encargado Ejecutor pueden agregar proveedores al SISREC, a través del menú "Proveedores" en la opción "Mantenedor de Proveedores", se presiona el botón "Nuevo", selecciona el "Tipo de proveedor", y se ingresan en la pantalla "Nuevo Proveedor" los datos requeridos por el SISREC y se presiona el botón "Guardar".

Cabe mencionar, que en la pantalla "Nuevo Proveedor" los campos con asterisco (*) su llenado es obligatorio para que pueda ingresar el nuevo proveedor al sistema.

Desde el momento en que un Ejecutor crea un informe de rendición de cuenta ya sea de tipo mensual, regularización o sin movimientos, mientras dicho informe no sea firmado y enviado a la entidad Otorgante, se encontrará en estado "borrador".

El Otorgante (encargado y analista), solo podrán visualizar el informe de rendición de cuentas en el estado "borrador" en el menú "Rendiciones" en "Consulta por rendiciones" en la Ficha de la Rendición.

El Ejecutor puede subir al SISREC información complementaria a los antecedentes que respaldan las transacciones de una rendición de cuentas, tales como informes técnicos u otro tipo de documentos, debiendo el Ejecutor verificar que la rendición de cuentas se encuentre en estado "Borrador" para ello ingresa a la pantalla "mis rendiciones", selecciona "expediente", luego se dirigirse a la pestaña "datos de la rendición" y en el apartado "documentación complementaria", presiona el botón "Nuevo" e ingresa el documento, lo sube y presiona el botón guardar.

Si, los informes técnicos u otra documentación el Ejecutor la subió al SISREC en el apartado de la documentación complementaria, el Otorgante los puede revisar en la pantalla mis rendiciones", selecciona "revisar rendiciones" , luego se dirige a la pestaña "datos de la rendición" y en el apartado "documentación complementaria", se encontrara el informe técnico u otro antecedente que haya subido el Ejecutor.

Debe rendir sin movimiento para ello debe ingresar a "Mis Rendiciones", presionar el botón nuevo y seleccionar en la opción tipo "sin movimiento", seleccionando el programa, proyecto, mes y año respectivo y presionar el botón guardar, de esa forma se le generará el respectivo informe sin movimiento.

Para que el Ejecutor pueda rendir debe primero el Otorgante crear el programa, luego el proyecto y enviar la transferencia al Ejecutor. Cuando el Ejecutor la acepta subiendo al SISREC el respectivo comprobante de ingreso, se encuentra en condiciones de poder rendir.

Desde el momento que el Ejecutor ha enviado el informe de rendición de cuentas al Otorgante, y mientras no sea aprobada por este último.

El encargado Otorgante y el analista Otorgante podrán visualizar el informe de rendición de cuentas en el estado "rendida" en el menú "Rendiciones" en "Mis rendiciones" .

Cuando el Encargado Otorgante firma y aprueba un informe de rendición de cuentas de tipo "Mensual", cuyas transacciones se encuentran todas en estado "Aprobada".

Cuando el Encargado Otorgante firma y aprueba un informa de rendición de cuentas de tipo "Sin movimiento".

Cuando el Encargado Otorgante firma y aprueba un informe de regularización, cuyas transacciones se encuentran todas en estado "Aprobada".

Cuando la rendición presenta observaciones en sus transacciones, el Ejecutor deberá corregir lo observado y volver a enviar al Otorgante la rendición de cuentas para su aprobación. La corrección de esta rendición debe ser enviada al Otorgante antes de realizar la próxima rendición.

No se puede eliminar dichos informes de rendición de cuentas ya que fueron aprobados con firma electrónica avanzada por el Otorgante.

La utiliza para firmar el informe de rendición de cuentas con aprobación total o parcial. Además, la emplea para firmar el informe de aprobación de cierre de un proyecto.

La utiliza para firmar el informe de rendición de cuentas de tipo mensual, sin movimientos y de regularización para remitirlo al Otorgante para su revisión y posterior aprobación.

Además, se emplea para firmar el informe consolidado de cierre de un proyecto que se remite al Otorgante cuando se solicita su cierre.

Al respecto, cabe señalar a modo de ejemplo que un informe de rendición de cuentas de tipo mensual del mes de abril no puede incluir transacciones de meses posteriores a dicho mes. Ahora bien, si por error se incluyeron transacciones posteriores a ese mes, se deben eliminar tales transacciones y rendirlas en el mes en que se realizó su respectivo pago.

Cuando está rindiendo liquidaciones de sueldo debe seleccionar como tipo de documento "Otro" y especificar en el campo "Observaciones" que corresponde a gastos por concepto de remuneraciones.

Respecto al correlativo señalar el número del mes a que corresponde la liquidación de sueldos.

Primero recordar que la rendición de cuentas debe ser sobre gastos pagados, por lo tanto, las transacciones que se rinden mensualmente deben haber sido pagadas en su totalidad por la entidad Ejecutora (base efectiva).

Ahora bien, para rendir se puede optar por dos opciones:

A) Rendir por el monto bruto de la boleta de honorarios, en el mes que efectuó el pago de la retención o impuesto ante el SII, para ello debe adjuntar el comprobante de egreso por el pago de los honorarios, el comprobante de egreso por el pago del impuesto, las copias de las respectivas boletas de honorarios, la copia del formulario 29 y la respectiva la nómina o planilla en excel con el detalle de las retenciones por personal indicando el N° de la boleta de honorarios correspondiente.

B) Rendir en forma separada, primero rinde el líquido a pagar de la boleta de honorarios en el mes en que pago los honorarios, adjuntando para ello, el comprobante de egreso por el pago de los honorarios y las copias de las boletas de honorarios. Al mes siguiente cuando declare y pague la retención o el impuesto, rinde el pago del impuesto, adjuntando la respectiva copia del formulario 29, la nómina o planilla en formato excel con el detalle de las retenciones por personal e indicando el N° de la boleta de honorarios.

En nuestra opinión se sugiere optar por la primera alternativa, pero cabe indicar que es importante considerar que nosotros como UREC no podemos intervenir en cómo se debe rendir un gasto al otorgante, tal consulta queda supeditada a las condiciones que le establezca su Otorgante.

Si se presentan problemas para poder firmar el informe de rendición de cuentas con Firma electrónica avanzada, lo primero que debe verificar el usuario, es que tenga instalado en su computador, la última versión del firmador de escritorio, cuyo archivo se denomina "Firmador de escritorio v1.0.4", cuya versión se encuentra disponible para ser descargada en el sitio www.rendicioncuentas.cl, en "Documento y archivo de interés" del menú "Ayuda".

Ahora bien, si a pesar que está trabajando con la última versión del firmador de escritorio igual presenta problemas para firmar un informe de rendición o de aprobación, para poder atender su requerimiento se necesita contar con la siguiente información:

1.- El tipo de token que está utilizando (enviar una foto de ser posible).

2.- El nombre de la empresa que les provee el certificado (y token).

3.- El archivo log.txt, que se encuentra en la carpeta de instalación del Firmador de Escritorio.

Puede hacerse asesorar por el profesional informático de su servicio en caso de requerir ayuda con algunos de los puntos anteriores, principalmente con el punto 3.

El Ejecutor debe ir al menú "Rendiciones", a la opción "Consulta por rendiciones" y en el filtro "Búsqueda avanzada", seleccionar "Aprobada parcial" en el campo "Estado de rendición", luego identificar la rendición que quiere revisar, seleccionar en el campo acciones "Ver ficha rendición", dirigirse al apartado "Transacciones asociadas a la rendición" , seleccionar la transacción observada, presionar el icono "lupa" para ver el detalle y desplegar la bitácora para ver el comentario realizado por el Otorgante respecto de esa transacción observada.

Desde el momento que usuario envía las rendiciones a otro rol dentro del sistema, dejan de visualizarse en su panel de "mis rendiciones".

Para consultarlas debe ir a la opción "consulta por rendiciones".

Se debe dirigir a la pantalla "Mis rendiciones" y seleccionar el ícono expediente. Luego, se dirige a la pantalla listado de transacciones, donde puede ver en detalle la información de respaldo de cada transacción.

Una vez que verificó que todos los documentos digitalizados ingresados en el sistema son copia fiel a su original, se dirige nuevamente a la pantalla mis rendiciones y selecciona el segundo ícono

El Ejecutor puede verificar la fecha de envío de las rendiciones de cuentas al Otorgante en el menú "Rendiciones" en "Consulta por rendiciones", en el apartado "Resultado rendiciones", se encuentra la columna "Fecha envío Otorgante" que consigna la fecha en que se envió la rendición de cuentas al Otorgante.

Las rendiciones que se encuentran en estado Borrador pueden ser eliminadas, siguiendo la lógica de eliminar la última rendición primero.

El Analista Ejecutor debe corregir las transacciones que fueron observadas en la rendición de cuentas que fue devuelta por el Otorgante, complementando la información, luego la remite por flujo al Ministro de Fe, quien la revisa y aprueba y la envía al Encargado Ejecutor que la revise, firme y envíe posteriormente al Otorgante para su revisión y aprobación.

Cuando el Otorgante aprueba parcialmente la rendición de cuentas de tipo mensual, la que está compuesta por transacciones aprobadas y observadas.

Se puede visualizar el informe de rendición de cuentas en el menú "rendiciones" en la opción "consulta por rendiciones" .

Para regularizar aquellas transacciones que se encuentran en estado observadas, se debe crear un informe de regularización, luego ir a expediente de la rendición, seleccionar en la pestaña listado de transacciones, el botón "agregar transacciones a regularizar", presionar por cada una de las transacciones el ícono "Lápiz" de edición y corregir tales transacciones para remitir el informe de regularización al Otorgante para su revisión y aprobación.

Cabe señalar, que las transacciones observadas de un informe de rendición de cuenta solo se pueden regularizar antes de la fecha de término de un proyecto o en su defecto, el Otorgante solicita el cierre del proyecto al Ejecutor, exigiendo que este reintegre los fondos de aquellas transacciones que no fueron regularizadas en su oportunidad.

Las transacciones observadas en un informe de regularización con aprobación parcial, se pueden corregir en un nuevo informe de regularización, editando el monto pero respetando la regla de negocio por un monto menor o igual al que fue observado.

El Ejecutor debe crear un informe de regularización, para ello presiona el botón "nuevo" del menú "Mis rendiciones" del SISREC.

Luego, selecciona en tipo "regularización" y el mes y año en que realizará la regularización.

Generado el informe de regularización en estado "borrador", el Ejecutor debe dirigirse a la pestaña "Listado de transacciones " de la pantalla "Expediente de rendición" y presionar el botón "Agregar transacciones a regularizar" para seleccionar aquellas transacciones que va a regularizar, las cuales se deben corregir, agregando la documentación faltante o corrigiendo los montos rendidos, de acuerdo a los comentarios realizados por el Otorgante.

Para posteriormente firmar el informe de regularización con FEA y remitirlo al Otorgante para su revisión y aprobación.